لا، تسجيل وقت عمل الموظفين يكون ضروريًا في بعض الحالات والمنشآت وقد لا يكون كذلك في حالات أو منشآت أخرى.
في الواقع، نحن في جِبل لدينا فرق معينة نسجل لهم الوقت والنشاط، مثل: الذين يتم الدفع لهم بالساعة، وبالنسبة للفرق الأخرى لا نفعل ذلك. في الواقع، بالنسبة لمعظم موظفينا، فإن الأمر الرئيسي الذي نهتم به هو أداؤهم وإنتاجيتهم.
الأمر الرئيسي هنا هو تحديد سبب حاجتك إلى تسجيل الوقت ومن ثم كيفية القيام بذلك.
نعم، من الضروري تسجيل الحضور بالنسبة للموظفين الذين يعملون من المواقع الخارجية، مثل: موظفي المطاعم، المستشفيات، مواقع البناء، …وما إلى ذلك. لأنه في حالة عدم تواجدهم في مواقع عملهم، فهذا يعني عدم إمكانية قيامهم بعملهم.
إليك بعض أنظمة الوقت والحضور:
- لا يوجد مراقبة، يعتمد على الوجود الجسدي فقط
يعمل هذا النوع بشكل جيد مع فرق العمل الصغيرة جدًّا.
- الورقة والقلم
يمكن أيضًا أن يعمل هذا النوع بشكل جيد مع الفرق الصغيرة، حيث يجب تسجيل الوقت. ولكن هذا النوع من أنظمة الوقت والحضور عرضة لسوء الاستخدام.
- أنظمة الحضور والبطاقات الورقية المثقوبة
منتظمة، ولكنها عرضة لسوء الاستخدام، وتأخذ وقتًا لاستخراج المعلومات من البطاقات، والبطاقات لا يوجد لها نسخة احتياطية، وكل هذا عرضة للأخطاء. مرة أخرى، يمكن أن يعمل هذا النوع بشكل جيد مع المنشآت الصغيرة حيث تكون الرقابة على الفريق عاليةً.
- أنظمة الحضور الإلكترونية (غير المبنية إلى السحابة)
غالبًا ما يكون إعدادها مكلفًا، وسرعان ما تصبح قديمةً، ولا تتوفر البيانات في الوقت الفعلي، ولا يوجد نسخة احتياطية للبيانات.
- برنامج سحابي للوقت والحضور
نعم، نحن نقدم هذا، وهو الطريق للمستقبل؛ لأنه يعالج جميع مشاكل الأنظمة الأخرى، وهذا هو السبب في شهرته.
نعم، تنتج معظم أنظمة الوقت والحضور المبنية على السحابة سجلات دوام، ويوفر معظمها العديد من الصيغ المختلفة.
لا، فبجانب استخدامه لإدارة وقت وحضور الموظفين، يمكن استخدام برنامج الوقت والحضور لتتبع الغياب أو درجات الحضور في مختلف الفاعليات والخدمات. ولهذا السبب قمنا أيضًا بتصميم جِبل بشكل مثالي لتسجيل حضور الطلاب والحضور في الكنيسة.
برامج تسجيل الوقت هو مصطلح عام للبرامج التي تقوم بالتحقق من الوقت كما يوحي اسمها.
والأمر الرئيسي هو أنه يمكن استخدامها لموظفي المكتب وكذلك للموظفين في الموقع.
أما برامج الوقت والحضور: فهي جزء فرعي من برامج تسجيل الوقت، وبناءً على كلمة “الحضور”، فإنها تعني أنها مصممة للموظفين في الموقع.
ظاهرة تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم بعضًا تحدث عندما يطلب أحد الموظفين من زميله أن يسجل الحضور أو الانصراف عنه. لا يعد هذا الأمر مجرد عملية احتيال، بل إنه يؤدي كذلك إلى شعور الأشخاص الذين يشاهدون هذا الحدث بالإحباط حيث يتم دفع رواتب لزملائهم دون أن يقوموا بعملهم.
لهذا السبب توجد نظم الحضور المدعومة بتقنيات القياسات الحيوية، والتي تعني استخدام بيانات حيوية مثل: بصمة الأصبع، أو التعرف على الوجه، أو الصوت (وهو ما لم نره حتى الآن). يمكن دمج هذا مع نظام الحضور الذي يكون ثابتًا في موقع أو باستخدام تقنية تحديد المواقع الجغرافية في الهاتف أو الجهاز اللوحي، وبهذا يكون لديك الشخص الصحيح والموقع الجغرافي مسجلين في الوقت المحدد.
تستخدم بعض الأنظمة البطاقات المدعومة، تقنية تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو، أو البطاقات المدعومة بتقنية خاصية الاتصال قريب المدى، ولكن بالطبع، فإن الأنظمة التي تعتمد على البطاقات تكون عرضةً لظاهرة تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم بعضًا. قد تعمل هذه الطريقة بشكل جيد في مناطق ذات رقابة عالية مثل المناطق التي تتواجد فيها كاميرات المراقبة.
بعض البرامج تستخدم الهواتف بدلًا من البطاقات، وعلى الرغم من أنه يمكن إعطاء الهاتف للزملاء، فإن الكثيرين قد يترددون في فعل ذلك؛ لأنه يعني عدم قدرتهم على استخدام هواتفهم. يدعم جِبل هذه الميزة من خلال “قفل الجهاز”، مما يعني أنه يمكن استخدام الهاتف الخاص بالموظف لتسجيله الحضور والانصراف الشخصي فقط.
لا يمكن لصاحب العمل أن يجبر الموظف على استخدام تطبيق على هاتفه ما لم ينص على ذلك صراحة في العقد.
ولكن الواقع هو أنه يجب أن يكون هناك مستوى معين من التفاهم بين صاحب العمل والموظف للحفاظ على علاقة عمل جيدة، لذا فإن استخدام الموظف هاتفه للرد على المكالمات أو لتسجيل الوقت إذا طُلب منه ذلك فعادةً ما يعد أمرًا مقبولًا.
لا توجد العديد من التطبيقات المجانية، ولكن التطبيقات التي تكون كذلك، تحقق أرباحًا من خلال فرض رسوم على الترقيات الاختيارية.
التواصل أمر مهم جدًّا، بالإضافة إلى تحديد التوقعات. تسجيل الحضور يعني أن يتم دفع أجور الموظفين بشكل عادل، وهذه رسالة رئيسية يجب إيصالها للموظفين.
في الواقع، يحاول معظمهم إيجاد حل لنفس المشكلة؛ أي تسجيل الوقت والحضور. ومع ذلك، يتمتع كل منهم بنقاط قوة خاصة به، مثل: السعر، وطرق تسجيل الحضور والانصراف، وربما الأهم من ذلك، لديهم مستويات متفاوتة في طريقة الاستخدام. حيث إن برامج تسجيل الوقت والحضور التي يصعب على الموظفين استخدامها لتسجيل الحضور والانصراف تسبب مشاكل عديدة أكثر من التي يقوم البرنامج بحلها.
يجدر بك أيضًا أن تتذكر عندما تختار برنامج تسجيل الحضور، فإنك لا تشتري المنتج، ولكنك تستثمر فيه حيث سيتغير المنتج مع مرور الوقت، ومن الصعب تغيير الأنظمة. لذلك من المهم التأكد من تحسين النظام واستجابة دعم العملاء.
تسجيل حضور الموظفين أمر قانوني تمامًا في كل قوانين العمل حول العالم، حيث يحتاج أصحاب العمل بشكل أساسي إلى معرفة مكان تواجد موظفيهم.
في الواقع، في معظم دول العالم، أصبح تسجيل الوقت مطلبًا قانونيًّا بطريقة أو بأخرى، لحماية الموظفين من العمل الزائد وضمان دفع أجورهم عن أي ساعات عمل إضافية. ومع ذلك، فإن قلة الوعي هي السبب الرئيسي في أن هذه القوانين نادرًا ما تطبق.
نعم، لأن تسجيل الإجازات ومتابعة الوقت والحضور يعتمدان على بعضهما البعض.
فيما يلي بعض الأسئلة حول تسجيل الوقت التي كنت تخشى طرحها!
يمكنك أيضًا زيارة موقع جِبل الإلكتروني لاستكشاف والتعرف على المزيد عن تتبع الوقت باستخدام جِبل. هناك، ستجد معلومات شاملة عن ميزاتنا وفوائدنا، وكيف يمكن لحل تتبع الوقت الخاص بنا تسهيل سير عملك.
