Tidak. Melacak waktu karyawan mungkin relevan untuk beberapa situasi dan organisasi, tetapi ini bisa tidak cocok untuk yang lain.
Di Jibble, kami melacak waktu dan aktivitas untuk tim tertentu, seperti tim yang dibayar per jam, sementara untuk tim lain kami tidak melakukannya. Sebagian besar staf kami dinilai berdasarkan kinerja dan hasil kerja mereka, bukan waktu.
Kuncinya adalah mengidentifikasi alasan Anda perlu melacak waktu dan menentukan metode yang tepat untuk melakukannya.
Umumnya, untuk staf yang harus bekerja di lokasi, seperti di restoran, rumah sakit, atau lokasi konstruksi, melacak kehadiran sangat penting. Jika staf tidak berada di tempat, mereka tidak dapat menjalankan tugas mereka dengan efektif.
Berikut adalah beberapa sistem pelacak waktu dan kehadiran:
- Tanpa Pemantauan
Hanya mengandalkan kehadiran fisik. Cocok untuk tim yang sangat kecil. - Pena dan Kertas
Bisa efektif untuk tim kecil, namun ada kemungkinan penyalahgunaan dan kesalahan. - Sistem Absensi Berbasis Kartu
Terintegrasi dalam sistem tetapi rentan terhadap penyalahgunaan dan kesalahan. Pengambilan data dari kartu bisa memakan waktu. Cocok untuk organisasi kecil dengan visibilitas tim tinggi. - Punch Clock Elektronik (Tidak Berbasis Cloud)
Biasanya mahal untuk dipasang, cepat usang, data tidak tersedia secara real-time, dan tidak dicadangkan. - Software Pelacak Waktu dan Kehadiran Berbasis Cloud
Memecahkan banyak masalah yang dihadapi oleh sistem lainnya. Populer karena mengatasi berbagai kekurangan dari sistem lainnya, keunggulannya termasuk pemantauan real-time dan pencadangan data.
Ya, sebagian besar sistem pelacak waktu dan kehadiran juga menghasilkan lembar absensi yang tersedia dalam berbagai format.
Software pelacakan waktu adalah istilah umum untuk aplikasi yang berfungsi melacak jam kerja.
Aplikasi ini bisa digunakan untuk karyawan yang bekerja di kantor maupun di lokasi.
Meskipun waktu dan kehadiran termasuk dalam pelacakan waktu, istilah “kehadiran” biasanya merujuk pada pelacakan untuk karyawan yang berada di lokasi.
Buddy punching terjadi ketika seorang karyawan meminta orang lain untuk menandatangani kehadiran atau kepergian mereka.
Selain merupakan bentuk penipuan, praktik ini juga dapat menurunkan motivasi rekan kerja yang menyaksikannya, karena mereka melihat orang lain dibayar tanpa bekerja.
Berikut adalah beberapa metode untuk memastikan absensi karyawan secara akurat:
- Kehadiran Biometrik: Menggunakan data biologis seperti sidik jari atau pengenalan wajah untuk memverifikasi kehadiran karyawan.
- Sistem Absensi Berbasis Lokasi: Menggunakan sistem yang terpasang di lokasi tetap atau GPS ponsel/tablet untuk mencatat kehadiran dan lokasi karyawan pada waktu tertentu.
- Absensi Kartu RFID atau NFC: Menggunakan kartu RFID atau NFC untuk pencatatan kehadiran. Meskipun efektif di area dengan visibilitas tinggi (seperti di bawah CCTV), sistem ini rentan terhadap pencurian kartu.
- Pencatatan Melalui Ponsel: Beberapa sistem menggunakan ponsel untuk mencatat kehadiran. Meskipun bisa digunakan, ponsel dapat dipinjamkan, sehingga mengurangi keandalan.
Jibble mendukung fitur “kunci perangkat” yang memastikan hanya ponsel khusus milik karyawan yang dapat digunakan untuk absen masuk dan pulang. Fitur ini menjaga akurasi dan menghindari penyalahgunaan.
Secara umum, pemberi kerja tidak dapat memaksa karyawan untuk mengunduh aplikasi pelacakan waktu di ponsel pribadi mereka, kecuali hal tersebut dinyatakan jelas dalam kontrak.
Namun, dalam banyak kasus, hubungan kerja yang baik memerlukan kompromi antara pemberi kerja dan karyawan.
Jadi, ketika karyawan diminta untuk menggunakan ponsel mereka untuk pelacakan waktu, hal ini biasanya dianggap wajar selama ada kesepakatan.
Meski tidak banyak aplikasi absensi gratis, sebagian besar dari mereka menghasilkan uang melalui biaya untuk fitur tambahan atau upgrade yang bersifat opsional
Komunikasi dan penetapan ekspektasi sangatlah penting. Untuk staf yang dibayar per jam, jelaskan bahwa pelacakan jam kerja penting untuk memastikan pembayaran yang adil bagi karyawan dan perusahaan.
Bagi staf dengan gaji tetap, tekankan perlunya akuntabilitas. Manajer perlu mengetahui pekerjaan staf mereka agar dapat mengelola dan mendukung perkembangan mereka dengan baik.
Sebagian besar software berusaha menyelesaikan masalah pelacakan waktu dan kehadiran. Namun, masing-masing memiliki kelebihan, harga, metode pencatatan, dan tingkat kualitas yang berbeda.
Software yang membuat pencatatan absensi sulit bisa menambah masalah, bukan menyelesaikannya.
Saat memilih pelacak kehadiran, ingatlah bahwa Anda tidak hanya membeli produk, tetapi berinvestasi dalam sistem. Pastikan sistem tersebut dapat berkembang dan memiliki dukungan pelanggan yang baik.
Melacak waktu karyawan tidak ilegal di wilayah mana pun di dunia.
Bahkan di banyak negara maju, pelacakan waktu diwajibkan oleh hukum dalam berbagai bentuk untuk melindungi karyawan dari beban kerja berlebihan dan memastikan pembayaran lembur.
Namun, karena kurangnya kesadaran, hukum ini sering kali tidak diterapkan secara ketat.
Ya, karena pelacakan cuti, waktu, dan kehadiran saling terkait.
Berikut beberapa pertanyaan umum tentang pelacakan waktu yang mungkin ragu untuk Anda tanyakan.
Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web Jibble. Di sana, Anda akan menemukan informasi tentang fitur, manfaat, dan cara pelacakan waktu kami bisa mempermudah alur kerja Anda.
